О бизнес-процессах слышали наверное все, но вот разобраться в них бывает сложно. Сегодня мы расскажем, что это такое и как это работает
Что такое бизнес-процесс? Если попытаться найти информацию о бизнес-процессах, то мы либо получаем непонятные фразы вида «совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ» или страшные BPMN-нотации с графиками и схемами.
Так что же это такое на самом деле? Бизнес-процесс — это суть вашего бизнеса. Это те действия которые совершаете вы, ваши сотрудники, ваши подрядчики для достижения результата. Например, выпуска продукции, осуществления рекламной кампании, продаж квартир и так далее. Формализованное описание этих действий и называется бизнес-процессом.
Что дают бизнес-процессы?
Итак, представим что вы описали все (или самые важные) бизнес-процессы в компании. И что? Ведь ничего же не поменялось? А вот и нет. Вы получили супер-оружие. Даже два или три. Почему? Сейчас объясним.
Стабильность, масштабирование и автоматизация — то, ради чего стоит заниматься описанием бизнес-процессов
Стабильность
Исходя из бизнес-процессов можно легко и просто построить регламенты работы отделов или сотрудников, которые всегда будут знать что делать в той или иной ситуации. Например, после сдачи объекта обязательно будет подписан акт выполненных работ.
Все понимают сроки, выполняют задачи согласно плану действий, никто не забывает что и в какой момент должен сделать.
Стабильная работа = стабильный результат.
Благодаря бизнес-процессам можно построить и наладить работу отдела контроля качества, что тоже улучшит качество и стабильность вашей работы.
Вот ещё один аспект стабильности: если сотрудник выпадает из работы на некоторое время (больничный, отпуск) или насовсем (увольнение), то вам будет гораздо проще найти ему замену, так как основные моменты его работы зафиксированы в регламентах, останется лишь «притереться».
Масштабирование
Вы описали то, как работает ваша компания — от каких поставщиков она зависит, какие задачи необходимо решать для достижения результата и как осуществляется сбыт. А теперь представьте что вам нужно выпускать в три раза больше продукции?
Благодаря бизнес-процессам вы сможете «окинуть взглядом» ваш бизнес и поймёте что нужно изменить, чтобы масштабироваться.
Как правило проблема масштабирования заключается также в увеличении числа сотрудников. Сотрудников нужно нанять, обучить и, самое сложное, объяснить что именно нужно делать для достижения результата. Я думаю, вы уже поняли — регламенты, о которых мы говорили раньше очень сильно упростят вам работу при найме новых сотрудников.
Автоматизация
Сейчас масса возможностей заменять ручной труд сотрудников автоматическими системами: автоматизированные сборочные линии, CRM-системы, RPA-продукты и так далее. Увидеть и понять, что именно можно и нужно автоматизировать помогут опять же бизнес-процессы. Причём, можно не бросаться сразу автоматизировать все, а грамотно оценивать вложения в определённый продукт или платформу. И мы даже не упоминаем об оптимизации самих бизнес-процессов. Поверьте, у вас это будет происходить автоматически, как только вы увидите их своими глазами.
Как описывать бизнес-процессы?
Существует масса методик описания бизнес-процессов. Как минимум существует 3 стандарта нотаций — IDEF0, ВPMN, EPC. Помимо них есть ещё масса программных продуктов, в которых бизнес-процессы описываются по-своему.
Разобраться во всем этом «зоопарке» нотаций и стандартов очень сложно. Нужно ли все это изучить, чтобы просто описать работу своего отдела или небольшого бизнеса? Нет. Начните с малого — опишите своими словами как себя ведёт менеджер при поступлении заявки, как вы доставляете грузы вашим покупателям, как производится ваш продукт. Просто откройте текстовый документ и по пунктам запишите: 1. 2. 3 и так далее.
Обозначим несколько принципов:
- Начните с самых важных процессов — тех, которые приносят вам результат (как правило это работа с клиентом)
- На первом этапе очень важно описать то, как вы работаете сейчас и не пытаться улучшить что-то. Соблазн будет очень велик, но держитесь!
- При первом подходе можно ограничится достаточно крупными «мазками», без уточнения в каком статусе должен быть клиент в CRM или какое количество товара должно быть на складе для оптовой отгрузки
Даже такие «кустарно» описанные бизнес-процессы уже дадут вам большие возможности, о которых мы говорили ранее. А дальше — дополнять, уточнять, расширять и приводить запись к более формальной (не удивимся, если в какой-то момент вы осознаете, что BPMN не такой уж сложный инструмент).
С чего начать?
Начните с простого текстового документа — так вам будет проще систематизировать ваши мысли и действия. На следующем этапе более формальной записи можно воспользоваться таблицей, в которой бизнес-процесс уже снабжается ответственными сотрудниками, фиксируются результаты и так далее.
После этого можно автоматизировать часть процессов с помощью вашей CRM-системы (например, в Bitrix24 есть отдельный раздел с бизнес-процессами, а в AmoCRM можно воспользоваться встроенными автоматизациями).
Ну а если и этого вам недостаточно — то на рынке масса продуктов, которые помогут вам в работе с бизнес-процессами.
Итоги
Важно помнить ещё один момент — описание бизнес-процессов это не фиксированная величина. Сами бизнес-процессы растут и изменяются вместе с компанией, поэтому важно следить за их актуальным описанием. Высший пилотаж — если у вас есть бизнес-процесс по актуализации описания ваших бизнес-процессов.
